szkolenia.ketrzyn.pl

Poniżej chcielibyśmy przedstawić Państwu:
q przyczyny wspomnianego outsorcingu, czyli dlaczego firma Volvo Poland zdecydowała się na skorzystanie z usług firmy zewnętrznej w zakresie działalności szkoleniowej
q etapy i przebieg outsourcingu działalności szkoleniowej, w tym proces definiowania potrzeb szkoleniowych, konfrontowania ich z już posiadanymi i rozpoznawanymi przez konsultantów firmy PROFES podczas tzw. “Dni Konsultanta” oraz proces koordynowania, organizacji i realizacji całego programu
q pierwsze opinie na temat skuteczności zastosowanego outsourcingu


DLACZEGO VOLVO POLAND, TRUCKS ZDECYDOWAŁO SIĘ NA OUTSOURCING?

Volvo Poland, Trucks jest już od wielu lat przodującym na polskim rynku producentem samochodów ciężarowych. W czasie zarysowywania się światowej tendencji stopniowego wyrównywania się poziomu technicznego produktów, elementem decydującym o rynkowym sukcesie firmy w pogłębiającej się konkurencji staje się tzw. czynniki ludzki. Rozpoznanie potrzeb KLIENTA, diagnozowanie stanów i przygotowania organizacji do ich zaspokojenia, silne i słabe strony PRACOWNIKÓW w każdym jej ogniwie, rozumienie pojęcia KLIENTA WEWNĘTRZNEGO i jego realnego, praktyczne znaczenia dla funkcjonowania firmy, świadomość wpływu otoczenia zewnętrzengo organizacji, konkurentów itp. to obszary mające ogromny wpływ na końcowy sukces rynkowy. Volvo mając to wszystko na względzie i będąc wiernym swoim fundamentalnym wartościom stara się dobrze przygotować swoje struktury i pracowników do nadchodzących wyzwań. Dążąc do realizacji założonej strategii Volvo Poland, Trucks i Volvo Finance postanowiły w roku 2000 uruchomić kompleksowy program szkoleń obejmujący obydwie firmy oraz wszystkich dealerów – razem ponad 600 osób. Program został nazwany TRUCK O.K.

Program obejmował dwie kategorie szkoleń:
1. Szkolenia związane z produktami i wewnętrznymi procesami w ramach Volvo
2. Szkolenia dotyczące postaw i umiejętności pracowników

Analiza potrzeb szkoleniowych pierwszej kategorii musiała być z powodów oczywistych przeprowadzona wewnętrznie w ramach Volvo. Dopiero przy szkoleniach drugiej kategorii można było zastanowić się czy badać potrzeby szkoleniowe i realizować szkolenia własnymi siłami czy zdecydować się na współpracę ze specjalistami w tych obszarach. Doceniając wagę przeprowadzenia prawidłowej analizy potrzeb szkoleniowych Volvo zdecydowało się powierzyć to zadanie wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Ze względu na istniejącą współpracę pomiędzy firmą PROFES, a Volvo Industrial Division i Volvo Bus, i rekomendacje tych części organizacji Volvo, zdecydowano się powierzyć przeprowadzenie analizy potrzeb szkoleniowych właśnie firmie PROFES. Był to początek współpracy w zakresie outsourcingu działalności szkoleniowej. Dalsze etapy obejmowały także przeprowadzanie szkoleń i wszelkie działania organizacyjne w zakresie programu TRUCK O.K.

OPIS PRZEBIEGU OUTSOURCINGU DZIAŁALNOŚCI SZKOLENIOWEJ

Pierwszym etapem współpracy była Analiza Potrzeb Szkoleniowych, czyli określenie jaka wiedza i umiejętności są niezbędne pracownikom Volvo, aby osiągnąć postawione przez firmę cele oraz jaka jest różnica między stanem aktualnym w zakresie posiadanych umiejętności a wizją za kilka lat. Proces analizy poza dokładnym poznaniem sytuacji obecnej zakładał także element antycypacji przyszłych wymagań wobec poszczególnych pracowników.

Analizą potrzeb szkoleniowych objęci byli pracownicy biura Volvo w Warszawie oraz pracownicy wszystkich dealerów w Polsce sprzedających i serwisujących pojazdy użytkowe Volvo. Ze strony Volvo i dealerów tej firmy powołani zostali koordynatorzy programu.



Poniżej przedstawiony jest harmonogram współpracy w ramach Analizy Potrzeb Szkoleniowych:

L.p. Zakres zadania Zaangażowanie
VOLVO PROFES
Etap I
1. Zgromadzenie dokumentów odnoszących się do celu programu doradczego:- Kultura, filozofia i system wartości Firmy Volvo- Struktura organizacyjna- Opisy stanowisk- Wyniki przeprowadzonej okresowej oceny pracy pod kątem deficytów umiejętności poszczególnych grup pracowników- Profile stanowisk w Volvo Centrala, Volvo Truck Finance oraz u dealerów (reprezentatywnych), których plan szkoleń ma dotyczyć. Raportu o udziale pracowników w szkoleniach z zakresu umiejętności społecznych i zarządzania w ciągu ostatnich dwóch lat (ilość osób z poszczególnych grup zawodowych, tematyka, programy)
2. Analiza dokumentów
3. Opracowanie harmonogramu rozmów z kluczowymi dla projektu osobami
Etap II
1. Opracowanie i rozesłanie listu zapraszający do współpracy z firmą Profes osoby, które z Państwa strony będą zaangażowane we współtworzenie programów szkoleń.
2. Przeprowadzenie wywiadów i rozmów w celu uzupełnienia danych uzyskanych w Etapie I. Rozmowy odbywać się będą w:- Centrali- Volvo Truck Finance- U dwóch dealerów
3. Analiza danych
4. Opracowanie i przedstawienie tabel kompetencji
Etap III
1. Opracowanie i przedstawienie programów szkoleń
2. Przedstawienie zbiorczego raportu podsumowującego program doradczy

W tabeli wypisane są zadania ze wskazaniem, która ze stron jest zaangażowana w jego realizację. Było wiele zadań, których wykonanie wymagało współpracy obu zespołów. Cały projekt badania potrzeb był realizowany w ciągu 7 tygodni i warto podkreślić, iż harmonogram prac był bardzo napięty.

Efektem Analizy Potrzeb Szkoleniowych było przedstawienie tabeli potrzeb szkoleniowych określającej jakiego rodzaju kompetencje należy kształcić u każdej z grup oraz jakiej długości szkolenia wskazane są w celu nabycia pożądanych umiejętności. Dodatkowo umieszczone zostały priorytety poszczególnych umiejętności np. na wypadek gdyby firma nie zechciała lub nie mogła zrealizować wszystkich propozycji.

Poniżej przedstawiony jest wycinek przykładowej tabeli (UWAGA: dane są fikcyjne)

Grupa stanowiskowa: KIEROWNICTWO Typ profilu: KIEROWNICY

UMIEJĘTNOŚCI PRIORYTETY CZAS TRENINGU
KIEROWANIE
Umiejętność planowania i organizowania podejmowanych działań A ok. 4 dni szkoleniowe
Zarządzanie zmianą A
Umiejętność przyjmowania krytyki B
Umiejętność stymulowania rozwoju podwładnych – coaching A
Umiejętność zarządzania czasem własnym A/B
RELACJE Z KLIENTAMI
Umiejętności negocjacyjne A ok. 1 dzień szkoleniowy
Orientacja na Klienta A/B
PRACA W ZESPOLE
Umiejętność współpracy w zespole A ok. 2 dni szkoleniowe
Umiejętność wykorzystania metod pracy grupowej C
Umiejętność moderowania pracy w zespole A

Raport przedstawiony po zakończeniu Analizy Potrzeb Szkoleniowych obejmował także wytyczne dotyczące już realizacji wskazanych szkoleń, na wypadek gdyby inna firma niż PROFES realizowała szkolenia.

Kolejnym etapem współpracy w ramach programu TRUCK O.K. była realizacja wskazanych w przeprowadzonej analizie szkoleń. PROFES został także wybrany do dalszej koordynacji programu TRUCK O.K.. Model współpracy w zakresie realizacji działalności szkoleniowej wyglądal następująco:
· Zespół konsultantów PROFES był odpowiedzialny za merytoryczne przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń
· PROFES zajmował się również wszystkimi sprawami związanymi z organizacją szkoleń (ustalanie terminów, rezerwacja hoteli, tworzenie harmonogramów, listy obecności uczestników, potwierdzenia itp.)
· Jako koordynatorzy działań w firmie PROFES pracowały dwie osoby i kontaktowały się one bezpośrednio z wyznaczonymi osobami w warszawskim biurze Volvo oraz u każdego z dealerów.

I rozpoczęła się realizacja szkoleń...

PIERWSZE OPINIE NA TEMAT SKUTECZNOŚCI ZASTOSOWANEGO OUTSOURCINGU


Na początku cyklu celowo ustanowiliśmy wysoką częstotliwość szkoleń, aby każdy z pracowników mający wziąć udział w programie TRUCK O.K. był chociaż na jednym z początkowych treningów. W ciągu 4,5 miesiąca zostało zrealizowane prawie 100 dni szkoleniowych. Jednym z celów takiego, a nie innego ułożenia harmonogramu było wywołanie zainteresowania szkoleniami i zaangażowania uczestników. W trakcie pierwszych treningów ćwiczone były pewne umiejętności i rozwiązywano konkretne problemy, jednak rozstawano się w świadomości, że jedno spotkanie nie zmieni od razu wszystkiego. Przerwa między jednym, a drugim treningiem pozwalała każdemu uczestnikowi sprawdzić, jak działa w praktyce to, czego się dowiedział. Natomiast niedaleka perspektywa następnego szkolenia dawała pracownikowi pewność, że w razie wątpliwości lub trudności będzie mógł je wyjaśnić z trenerem podczas kolejnego spotkania.

Wrażenia po pierwszych miesiącach pozwalają stwierdzić, że cel ten został osiągnięty. Nie wszyscy uczestnicy szkoleń byli entuzjastycznie do nich nastawieni. W wielu grupach przez pierwsze chwile treningu zdobywane było ich zaufanie. Jednak, kiedy po zakończeniu zajęć, wiele osób dopytywało na kiedy zaplanowany jest dla nich następny trening i jaki będzie jego zakres. Pytano również o szkolenia dla swoich współpracowników. Często przekazywano też swoje propozycje, co do zawartości kolejnych treningów, najbardziej interesujących ich tematów. Współpraca z uczestnikami w trakcie zajęć pozwoliła na jeszcze bardziej szczegółowe przygotowanie następnych treningów. Po tych spotkaniach można było powtórnie zweryfikować przygotowane wcześniej propozycje programów.

Cykl szkoleń oprócz kształtowania i rozwijania konkretnych umiejętności miał na celu również integrację pracowników poszczególnych dealerów. Uczestnicy programu podkreślali, iż właśnie możliwość współpracy i bliższego poznania pracowników z innych dealerów była ogromną korzyścią TRUCK O.K.

Rok 2000 był dopiero początkiem współpracy w zakresie realizacji programu TRUCK O.K. w ramach outsourcingu działalności szkoleniowej, jednak korzyści widać już ogromne. A program przewidziany jest na trzy lata...

Profes S.C. Centrum Kształcenia i Doradztwa
Lilianna Marciniak, Artur Olszewski